Luna说 | 简化的能力

October 15, 2022 字数 2014 5 min


0. 前言

近期我正式成为了 Senior Management 讨论会中的一员,这个会议由 C level 的人主导,我的主要职责是提供 Platform Team & Roadmap Update。

其他人聊的话题比较杂,但总体来说都是跟公司的大方向相关的战略,包括产品的定位,制定团队 KPI,修改/增加流程等等。

在这个会议里面,我学到的最重要的两个点是:

  1. Decide and focus on top priority
  2. Make it simple, clear and elegant

之前的文章聊过一些优先级相关的内容,所以今天着重聊聊第二个点。


1. 熵增:复杂是必然

熵增定律:熵增过程是一个自发的由有序向无序发展的过程。

人活着就是在对抗熵增定律,生命以负熵为生。

https://zhuanlan.zhihu.com/p/72896309

曾经有朋友给我分享过这篇文章,讲的是熵增定律跟人生的关系。

简而言之,一个系统/一家公司/一个人的生命总是从简单开始,随着时间的推移变得越来越复杂,越来越无序,熵增是自发的,而熵减则需要主动付出努力。

因为所有事物都在向着无规律,向着无序和混乱发展,如果你要变得自律,你就得逆着熵增做功,这个过程会非常痛苦


2. 简化:高阶能力

举个例子,当我们作为新人进入一家公司的时候,我们能看到的东西是有限的,此时我们对于公司的理解也是相对简单的(此时的简单大多源自于「无知」和「盲区」)。

当我们在一家公司工作了比较长的时间,对一件事情的理解就开始变得复杂,我们会考虑很多细节,会考虑不同部门的协作和利益,会考虑决策的短期和长期影响……这个阶段会感到工作中有千头万绪,时间完全不够用,有时候忙了一天都不知道自己在忙什么。

但是当你去跟更高层的领导者沟通时(比如我参与的那个 C Level 会议),会发现:真正的高阶的管理者在设计系统/产品/流程的时候,关注的是「简洁优雅」。

系统认知的不同阶段:简单 - 复杂 - 模型化

如果从输入和输出的角度来看不同的认知阶段,大致是这个逻辑:

  1. 初级:输入简单,输出简单;
  2. 中阶:输入复杂,输出复杂:
  3. 高阶:输入复杂,输出简洁明确且有系统性;

认知系统的不同阶段代表着我们处理复杂信息的能力,在这个信息过载的时代,提升这项能力能够让我们在迷雾和不确定性中找到方向,保持自身系统的稳定性,避免陷入混乱状态。

简化的目的:降低门槛,提高效率

每个人在与外界沟通的时候,就是在输出自己这个系统的信息,假如你输出的信息是复杂混乱的,对接收信息的那一方要求就比较高(你把简化系统的任务交给了别人)。

管理者在做流程设计时,假如把流程设计的很复杂,就需要花更多的时间培训基层员工,提高他们处理复杂信息的能力,而这种流程往往很难长期执行下去;所以好的管理者需要用简单的流程来解决复杂的问题

在产品设计中,产品是跟用户沟通的那个接口,假如产品设计的思路很复杂,就提高了对用户的要求,变相提高了产品使用的门槛;所以好的产品经理需要简化产品设计,减少对用户认知能力的依赖度

简化的关键:把握重点,学会取舍

做减法的难点在于,你必须舍弃那些非关键的细节,才把注意力聚焦在真正重要、有价值的地方。

这就对企业管理者的判断力、领导力和担当提出了很高的要求。

在企业里面,我们看到的往往是不断地增加流程,增加管理环节,而不是简化流程,减少管理,我们看到的往往是增加新的产品功能,却迟迟无法舍弃那些鸡肋功能。

企业的内部复杂度越高,部门间的沟通协作效率越低,顶层和基层的目标越容易偏离,系统的出错率和内耗就越高,最终的结果是导致企业的发展变的迟缓。

所以企业的熵减工作,必须由顶层的高阶管理者来设计,自上而下推行。

PS:在企业发展的不同阶段,企业的重心是不同的,「简化能力」在企业的扩张和上升期尤为重要。


3. 我的「简化」实践

简化的能力是每个人都可以提高并获益的,我们能做的第一件事就是简化自己的生活,聚焦重点。

最后跟大家分享一个我设计的自我简化分析模版,可以每两周或者每个月进行一次复盘,看看自己是否把精力花在了真正重要的地方。

这个练习在你感到迷茫的时候也许会有帮助:)

Focus Area Self Analysis

Step 1: 分析现状

我目前在做什么事情?

我的时间都花在了什么地方?

Tips:用时间日记来做简单的记录(我在工作的时候会用 OneNote,其他时间用 BlockyTime)。

Step 2: 想象理想状态

优先级最高/价值最高/最想做的一件事是什么?

我的时间应该花在什么地方?

Tips:根据上一步的结果和内心的深层动机来做取舍,选择真正重要的事情。

Step 3: 如何达成理想状态

如何保证时间能花在该花的地方?

Tips:取消一些不重要的会议,确保重要的事情有时间去做,做好精力管理,状态好的时候做需要深度专注的事情。

Step 4: 如何让理想状态持续

如何保证时间能够持续地花在重要的事情上?

Tips:管理自己的期望值,做计划的时候要从实际出发,留出适当的空余时间来应对突发事件,定期做复盘,进行自我纠偏。


4. 结语

总结一下:

  1. 化繁为简的能力适用于每一个人,简化的核心是取舍和聚焦,简化的目的是提高效率,降低沟通门槛;
  2. 企业的高阶管理者需要用简化能力来设计组织,对抗组织发展带来的自发性熵增;
  3. 每个人的生命也会无可避免地经历熵增,我们必须主动地去做减法,降低自身系统的复杂度,并且定期进行复盘和调整;

大家周末愉快~


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